Approvisionnement des gouvernements 101 – Comment vendre aux gouvernements

Bien que l’approche de la CCC en matière de passation de contrats de gouvernement à gouvernement (GàG) fournisse une voie directe de proposition non sollicitée pour saisir les opportunités internationales, il est utile pour les exportateurs de comprendre les processus d’approvisionnement gouvernemental. 

On parle de marchés publics, ou d’approvisionnements publics, lorsqu’un département du gouvernement ou un organisme du secteur public achète des biens, des travaux et des services à une organisation pour eux-mêmes ou pour les contribuables.

Les approvisionnements publics servent à acheter un éventail de marchandises, notamment des fournitures de bureau, des services informatiques et de grands projets d’infrastructure. Ils jouent un rôle important dans l’économie d’un pays, car les gouvernements sont souvent les plus gros acheteurs de biens et de services.

La taille du marché des gouvernements varie en fonction du pays, du niveau de gouvernement et du secteur d’activité. Selon l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE), les approvisionnements publics représentent en moyenne 12 % du produit domestique brut (PIB) et 29 % des dépenses du gouvernement dans les pays de l’OCDE.

Selon le Federal Procurement Data System, le gouvernement fédéral des États-Unis devrait dépenser 1 100 milliards de dollars en services et fournitures contractuels au cours de l’exercice 2024 (montant engagé). Dans l’Union européenne, les approvisionnements publics représentent environ 14 % du PIB, avec une valeur estimée à plus de 2 000 milliards d’euros.

Objectif des procédures d’approvisionnement des gouvernements | Pourquoi poursuivre des contrats gouvernementaux | Types d’approvisionnement | Les étapes de l’approvisionnement des gouvernements | Élaboration d’une proposition pour les opportunités gouvernementales

Objectif des procédures d’approvisionnement des gouvernements

Avec des milliers de milliards de dollars qui transitent par des centaines de milliers d’agences gouvernementales pour acquérir des biens, des services et des projets de construction, les processus formels et structurés d’approvisionnement des gouvernements sont indispensables car ils fournissent :

Responsabilité : Une garantie que les fonds publics sont dépensés de manière responsable et dans l’intérêt du public.
Concurrence : Encourage les meilleurs prix, les produits et services de meilleure qualité et les solutions innovantes.
Équité et transparence : Livre un processus ouvert et transparent où tous les fournisseurs potentiels sont évalués de manière équitable et minimiser le risque de pot-de-vin, de corruption, de conflit d’intérêts et de favoritisme.
Évaluation et décisions impartiales : Permet une sélection en s’appuyant sur les critères et les facteurs d’évaluation définis dans le processus et en respectant les lois et règlements pertinents.
Valeur pour les contribuables : L’obtention de biens et de services au meilleur prix possible tout en respectant les normes de qualité et les spécifications.
Soutien les objectifs politiques : Les approvisionnements publics sont utilisés pour contribuer à des objectifs sociaux, environnementaux ou économiques plus larges.
Gestion des risques : Les gouvernements, avec leurs procédures d’approvisionnement et leurs exigences en matière de vérification préalable, adoptent une approche structurée pour réduire les retards, couvrir les dépassements et améliorer la qualité des livraisons.
Assurer la conformité avec les normes juridiques et éthiques : L’approvisionnement public est régi par les lois locales et les conventions internationales, et les processus d’approvisionnement public garantissent la bonne conduite et l’équité dans les dépenses publiques.
Favoriser l’innovation : Les processus d’approvisionnement ciblés peuvent stimuler l’innovation en encourageant le développement de solutions nouvelles et innovantes qui répondent aux besoins publics.

Pourquoi poursuivre des contrats gouvernementaux

La passation de contrats avec les gouvernements fournit de nombreux bénéfices aux entreprises. Les marchés d’approvisionnement des gouvernements étant souvent les plus importants d’un pays, le fait de remporter des contrats avec des départements et des agences gouvernementaux peut considérablement augmenter le chiffre d’affaires d’une entreprise. Ils constituent également une source importante de revenus récurrents et de contrats stables et à long terme provenant d’un marché avec un risque moindre de défaut de paiement.

Vendre aux gouvernements permet aux entreprises d’élargir leur clientèle et de réduire leur dépendance à l’égard d’un seul marché ou d’un seul client. Une fois que l’on a acquis l’expérience, la réputation et la crédibilité nécessaires pour vendre à un gouvernement, il devient plus facile de vendre à d’autres gouvernements.

Enfin, vendre aux gouvernements peut être une opportunité de renforcer les capacités d’innovation et de technologie et de livrer des solutions à des problèmes uniques ou de répondre à des politiques publiques émergentes.

Types d’approvisionnement

 Il existe plusieurs processus d’approvisionnement des gouvernements et les vendeurs potentiels doivent comprendre les termes de chacun d’entre eux avant de soumettre une offre. Voici quelques types d’approvisionnement des gouvernements : 

Approvisionnement traditionnel ou appel d’offres ouvert : Dans cette méthode, l’acheteur définit les besoins et invite les fournisseurs à présenter des propositions. Le fournisseur ayant présenté la meilleure proposition se voit attribuer le contrat.
: Les organismes d’achat discutent de manière approfondie de chaque aspect de l’approvisionnement avec les fournisseurs avant de spécifier les besoins et d’inviter les fournisseurs à soumettre leurs propositions ou appels d’offres complets et définitifs.
Procédure concurrentielle avec négociation (en anglais) : Après la phase initiale d’appel d’offres, le gouvernement peut négocier avec les soumissionnaires les plus compétitifs pour affiner les propositions avant de choisir un gagnant.
L’approvisionnement en conception-soumission-construction (CSC) : L’acheteur engage d’abord un professionnel de la conception pour élaborer les plans et les spécifications du projet. L’acheteur lance ensuite un appel d’offres auprès de contractants pour construire le projet en s’appuyant sur les plans et les spécifications.
Approvisionnement en conception-construction : Contrairement à l’approvisionnement en conception-soumission-construction, l’acheteur passe un contrat avec une seule entité pour la conception et la construction du projet.
Approvisionnement dirigé ou à fournisseur unique: Ce processus permet à l’acheteur gouvernemental de faire une exception à l’appel d’offres dans le cas d’un approvisionnement urgent ou sensible.
L’ingénierie, l’approvisionnement et la construction (IAC) : Le système standard de livraison de projet IAC élimine le processus d’appel d’offres du système de conception-soumission-construction couramment utilisé et permet au propriétaire d’externaliser le risque à une seule partie – le contractant qui concevra et construira le projet.
Approvisionnement de gouvernement à gouvernement (GàG): Permet à deux gouvernements de négocier un accord d’approvisionnement dans le cadre duquel un gouvernement fournit à l’autre gouvernement le produit, le service ou le projet dont le gouvernement acheteur a besoin.
Approvisionnement conjoint (en anglais) : Un arrangement dans lequel plusieurs entités gouvernementales collaborent pour l’achat de biens et de services afin de livrer le meilleur rapport qualité/prix et de réaliser des économies d’échelle.
Approvisionnement par location-vente (en anglais) : Ce processus permet aux gouvernements de louer des équipements, des biens ou d’autres actifs avec l’option de les acheter à la fin de la période de location.
Procédure négociée (en anglais) : Cette procédure s’apparente à un approvisionnement restreint, dans le cadre duquel un gouvernement négocie directement avec un ou plusieurs fournisseurs sans passer par un appel d’offres formel. Elle est souvent utilisée lorsque les exigences sont uniques ou très spécialisées ou que la concurrence ne fournirait pas une solution acceptable.
Approvisionnement avant commercialisation : Les gouvernements achètent des services de recherche et développement (R&D) pour de nouvelles technologies ou solutions qui ne sont pas encore disponibles sur le marché.
Approvisionnement en partenariat public-privé (PPP) : Il s’agit d’un type d’approvisionnement dans lequel le secteur public passe un contrat avec le secteur privé pour fournir un service public ou un projet d’infrastructure. Le partenaire privé finance, conçoit, construit, exploite et entretient généralement le projet, tandis que le secteur public en reste propriétaire.
Approvisionnement restreint: Ce processus limite l’appel d’offres à quelques fournisseurs potentiels invités à faire une proposition pour le contrat. 
Approvisionnement par enchères inversées (en anglais) : C’est l’inverse d’une enchère traditionnelle et c’est le cas lorsque plusieurs vendeurs sont en concurrence pour obtenir la commande d’un seul acheteur. Au cours de cette compétition, les vendeurs finissent par faire baisser le prix de l’article.
Marchés réservés aux petites entreprises (en anglais) : Les gouvernements réservent souvent certains approvisionnements aux petites entreprises ou aux entreprises désavantagées (par exemple, celles appartenant à des femmes, à des vétérans, etc.) afin d’encourager la participation de segments spécifiques.
Approvisionnement en deux étapes : Il s’agit d’un processus ouvert, mais les soumissionnaires potentiels doivent répondre à des critères initiaux avant d’être invités à faire une proposition.

Chaque type d’approvisionnement a ses avantages et ses inconvénients, et les vendeurs doivent comprendre chaque exigence avant de s’engager dans une proposition ou un contrat.

Trouver des opportunités d'appels d'offres

La CCC offre un outil en ligne, qui répertorie les opportunités d’appels d’offres de plus de 30 sources, couvrant plus de 200 juridictions. Vous pouvez consulter les avis sur ces plateformes ou vous inscrire pour recevoir des notifications lorsque des opportunités appropriées pour votre entreprise sont publiées.

Les étapes de l’approvisionnement des gouvernements

Quel que soit le type de processus d’approvisionnement, il comprendra généralement les étapes suivantes :

Étude de marché et identification des besoins : Il s’agit de l’étape du processus d’approvisionnement au cours de laquelle le département gouvernemental comprend ce qui est disponible sur le marché et identifie ses besoins spécifiques en matière de biens ou de services. Cette étape peut également inclure un engagement avec les parties prenantes concernées afin de recueillir des informations sur les besoins et les priorités, en veillant à ce que le plan d’approvisionnement s’aligne sur les objectifs de l’organisation.
Planification et budgétisation : Le département élabore un plan d’approvisionnement qui décrit ce qui est nécessaire, la quantité nécessaire, le moment où cela est nécessaire, le processus d’approvisionnement et tous les délais associés.
Recherche de fournisseurs ou notification de contrat : Cette étape consiste à identifier les fournisseurs potentiels qui peuvent fournir les biens ou les services requis. Il peut s’agir d’envoyer une demande de renseignements (RFI), une demande de proposition (DDP) ou une demande de devis (RFQ) aux fournisseurs potentiels. La plupart des gouvernements disposent d’une plateforme dédiée à la publication des notifications de contrats (par exemple, AchatsCanada.canada.ca au Canada, TED dans l’UE , ou SAM.gov aux É.-U.). 
Transmission des propositions: Tous les vendeurs soumettent les renseignements et les documents indiqués dans le dossier d’appel d’offres.
Évaluation des fournisseurs : Le département des achats évalue les offres ou propositions des fournisseurs potentiels et sélectionne le meilleur qui répond à ses besoins. Cela implique de prendre en compte des facteurs tels que le prix, la qualité, le délai de livraison et la réputation du fournisseur.
Négociation et attribution du contrat: Une fois le fournisseur sélectionné, le département ou l’agence négocie les termes et conditions du contrat afin de garantir le meilleur rapport qualité-prix.
Livraison : Le vendeur ou le fournisseur livre les biens ou les services comme spécifié dans le contrat.
Facturation et paiement : Au fur et à mesure que les biens ou les services sont reçus conformément au contrat, le vendeur ou le fournisseur soumet une facture pour paiement.
L’évaluation des performances : Une fois le contrat complété, l’organisation évalue les performances du fournisseur ou du vendeur afin de déterminer s’il a satisfait aux exigences du contrat. Cela permet d’éclairer les décisions futures en matière d’approvisionnement et d’améliorer le processus d’achat.

Trouver des appels d’offres avec les provinces et territoires canadiens

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Élaboration d’une proposition pour les opportunités gouvernementales

Une proposition à un appel d’offre permet aux vendeurs de démontrer leur aptitude et leurs connaissances pour un projet d’approvisionnement. Elle permet également aux clients potentiels du gouvernement d’évaluer les détails de la tarification afin de prendre une décision informée sur le fournisseur le plus à même de répondre aux besoins de leur projet.

Les vendeurs doivent faire les choses correctement car les propositions aux appels d’offres sont essentielles à l’approvisionnement des gouvernements. Les vendeurs doivent suivre toutes les instructions avec précision, fournir tous les éléments de leur transmission dans le format et la langue spécifiés, et soumettre leur proposition avant la date limite. Voici d’autres conseils :

Obtenez le dossier complet de l’appel d’offres : Demandez le dossier complet de l’appel d’offres pour être sûr de ne rien manquer.
Faites des recherches sur le client : Apprenez-en plus sur ses défis et ses valeurs fondamentales et adaptez le langage de votre proposition pour montrer comment vous répondez aux besoins de l’appel d’offres et soutenir le client.
Feedback sur les appels d’offres précédents : Recueillez les feedbacks des appels d’offres précédents afin d’identifier les points à améliorer dans votre stratégie de proposition.
Révisez les critères d’éligibilité : Assurez-vous que vous répondez à tous les critères d’éligibilité et de conformité fixés par l’organisme gouvernemental, y compris les éventuelles qualifications ou certifications spécifiques.
Fournissez tous les renseignements demandés dans le format spécifié : Les renseignements manquants ou les détails qui démontrent une incapacité à comprendre les exigences seront défavorables à votre candidature et pourront entraîner l’élimination de votre proposition.
Préparez-vous aux exigences linguistiques : Trouvez rapidement un traducteur professionnel et prévoyez suffisamment de temps pour que vos documents soient traduits avant la date limite.
Justification du budget et plan de gestion des risques : Si cela est demandé, incluez un budget détaillé qui justifie votre tarification et fait ressortir clairement la manière dont les coûts sont répartis. Abordez également les risques potentiels associés au projet et la manière dont vous planifiez de les atténuer.
Mettez en avant des compétences supplémentaires, des études de cas ou des témoignages : Les renseignements supplémentaires, tels que les projets antérieurs, les dossiers environnementaux ou d’autres initiatives de responsabilité sociale de l’entreprise, peuvent contribuer à renforcer la valeur totale que votre entreprise apporte au projet. Incorporez-les dans les sections appropriées de votre réponse ou dressez-en la liste en annexe.
Incluez les termes et conditions : N’oubliez pas d’inclure des renseignements sur les attentes, les conditions générales et particulières ou toute autre information susceptible d’influer sur la manière dont vous livrez le projet.
Soumettre votre proposition : Pensez à faire réviser votre proposition par quelqu’un d’autre pour en vérifier la clarté et la cohérence et vous assurer qu’elle ne contient pas d’erreurs et qu’elle est présentée de manière professionnelle. Soumettez votre proposition de la manière demandée dans les documents de l’appel d’offres.
Suivi : Pensez à faire un suivi avec le bureau d’approvisionnement pour confirmer la réception et exprimer votre intérêt continu pour le projet.

Découvrez notre article sur comment élaborer une meilleure proposition pour en savoir plus.

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Cet article a été mis à jour pour la dernière fois le 17 octobre 2024.

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