À propos de la GSA pour les entreprises canadiennes

Si vous souhaitez vendre directement au gouvernement américain (prime contractor), voici quelques éléments dont vous devez disposer avant de démarrer vos appels d’offres :

• Une inscription sur SAM.gov. SAM est le système d’approvisionnement en ligne du gouvernement américain pour la gestion des contrats.
• Un identifiant unique d’entité (UEI). Si votre entité est déjà enregistrée dans SAM.gov, votre UEI est inscrit dans votre dossier d’enregistrement d’entité.
• Un code NAICS. Le code NAICS vous permet non seulement de trouver du travail, mais aussi aux représentants du gouvernement de vous trouver. Une entreprise peut avoir plusieurs codes NAICS, mais vous devez choisir l’un d’entre eux comme code principal, car c’est ainsi que la GSA détermine votre taille (voir ci-dessous).
• La norme de taille (Size standard), qui est généralement exprimée en nombre d’employés ou en recettes annuelles moyennes, représente la taille la plus importante qu’une entreprise (y compris ses filiales et ses sociétés affiliées) peut atteindre. En général, les entreprises opérant au niveau international sont considérées comme des entreprises autres que des petites entreprises, quelle que soit leur taille. Toutefois, si elles s’associent à une petite entreprise américaine ou ont une activité aux États-Unis qui contribue de manière significative à l’économie américaine par le paiement d’impôts ou l’utilisation de produits, de matériaux ou de main-d’œuvre américains, elles peuvent être considérées comme des petites entreprises.

De plus amples informations sur chacun de ces points sont présentées ci-dessous.

Ce webinaire a été présenté par l’équipe de l’Office of Small Disadvantaged Business Utilization (OSDBU) de la GSA. Ce groupe fournit des renseignements sur la manière de faire des affaires ou d’obtenir des contrats avec le gouvernement fédéral américain, défend les intérêts des petites entreprises et fait office de porte d’entrée de la communauté des affaires de la GSA. Au niveau régional, elle assure la liaison entre les agences qui recherchent des ressources ou qui ont des problèmes, et les agences d’administration des petites entreprises qui peuvent être à la recherche de sous-traitants.

Si vous (y compris les entreprises canadiennes) avez une question sur la façon de faire des affaires avec la GSA, vous pouvez contacter le bureau de l’OSDBU le plus proche de chez vous, ou le bureau de l’OSDBU le plus proche de l’opportunité que vous désirez explorer. S’ils ne peuvent pas vous fournir les renseignements, ils vous indiqueront les personnes ou le bureau de gestion du programme qui peuvent également vous aider. Vous trouverez des renseignements sur les bureaux à l’adresse suivante : www.gsa.gov/small-business.

Voici quelques ressources supplémentaires de l’OSDBU :

• gsa.gov/small-business
• gsa.gov/small-business/small-business-resources
• gsa.gov/osdbufactsheets
• gsa.gov/osdbuevents. Spécifique aux événements organisés par l’OSDBU.
• https://www.gsa.gov/events. Événements organisés par l’agence GSA.

La General Services Agency (GSA) est une très grande entité d’achat qui touche plus d’un tiers des billions de dollars dépensés par le gouvernement fédéral des É.-U. chaque année. En tant qu’agence de passation de contrats, la GSA offre de grandes opportunités et dépend du soutien des entreprises canadiennes pour mener à bien ses mandats.

La GSA comprend deux grandes organisations : le Public Building Service et le Federal Acquisition Service. Le Public Building Service (PBS) fournit aux agences fédérales des espaces immobiliers, des services d’architecture, d’aménagement intérieur et de construction. Il est également le propriétaire fédéral et fournit l’espace et les bureaux à presque toutes les agences fédérales dans les bâtiments fédéraux. Au total, ces organismes possèdent 8 800 biens et disposent de plus de 370 millions de pieds carrés d’espace de travail.

Le Federal Acquisition Service (FAS) livre un grand nombre de biens et de services commerciaux et gère les flottes de véhicules des agences. Il gère également les services de transformation technologique (Technology Transformation Services), un groupe de réflexion composé de spécialistes de la haute technologie qui étudient les technologies nécessaires dans le cadre de projets futurs. Cela peut aller de l’informatique dématérialisée à l’intelligence artificielle.

Le programme GSA Schedule établit des contrats gouvernementaux à long terme avec des entreprises commerciales pour des fournitures et des services à des prix pré-négociés. Les fournisseurs peuvent négocier un contrat pour s’inscrire sur le GSA Schedule et commercialiser ensuite le contrat comme un outil auprès de tous les gouvernements. Le programme GSA Schedule utilise plusieurs options contractuelles, notamment :

• Les contrats MAS (Multiple Award Schedule) de la GSA, également connus sous le nom de Federal Supply Schedule, sont attribués à plusieurs fournisseurs proposant des produits ou des services similaires afin d’offrir un plus grand choix aux acheteurs gouvernementaux. Lorsqu’une entreprise dispose d’un contrat MAS, elle peut vendre à n’importe quelle agence gouvernementale en s’adressant à une seule source, au lieu d’avoir des contrats distincts avec chaque agence.
• Single Award Schedule (SAS) – Il s’agit généralement d’un seul fournisseur pour les articles fabriqués selon les spécifications militaires fédérales ou dans une zone géographique spécifique aux articles commerciaux. Les SAS sont attribués à la suite d’un appel d’offres scellé.
• Government Wide Acquisition Contracts (GWAC) – Il s’agit de contrats de commande ou de livraison de technologies de l’information établis par une agence pour une utilisation à l’échelle du gouvernement.

Contrats IDIQ

Les contrats sont souvent attribués en tant que contrats de livraison indéfinie, quantité indéfinie (IDIQ). Ils fournissent une quantité indéfinie de services pour une durée déterminée lorsque la GSA ne peut pas déterminer les quantités précises de fournitures ou de services dont le gouvernement aura besoin pendant la durée du contrat. Les contrats sont généralement attribués pour des années de base et des années optionnelles.

Le gouvernement passe des ordres de livraison (pour les fournitures) ou des ordres de mission (pour les services) dans le cadre d’un contrat de base pour des besoins individuels. Les quantités minimales et maximales sont spécifiées dans le contrat de base, soit en nombre d’unités (pour les fournitures), soit en valeur en dollars (pour les services).

Éligibilité et considérations relatives à l’inscription

Le programme GSA Schedule est ouvert aux entreprises internationales (y compris canadiennes) et américaines, mais il ne garantit pas les ventes, seulement l’accès à une base de données restreinte d’opportunités. Il n’est pas obligatoire d’avoir un contrat GSA Schedule pour faire des affaires avec le gouvernement des États-Unis. Les agences peuvent passer des contrats directement avec les entreprises, mais la plupart d’entre elles préfèrent utiliser les contrats existants car cela est plus rapide, permet de gagner du temps et fournit une liste de prix.

Le processus de demande d’inscription au GSA Schedule peut être coûteux, prendre du temps et nécessiter une quantité considérable de documents. Certains entrepreneurs font appel à des consultants pour les aider à préparer et à négocier leur offre GSA. Il est important d’être préparé, de connaître les règles, d’en comprendre les conséquences, de faire des recherches sur la proposition de prix de votre entreprise et sur sa compétitivité.

Une fois que vous serez inscrit sur le programme GSA Schedule, il vous faudra continuer à promouvoir votre entreprise. Les changements de prix doivent être signalés au GSA et si votre prix a augmenté, vous ne pourrez pas augmenter votre prix fédéral.

Il y a maintenant 12 catégories dans lesquelles la GSA a mis ses produits en commun pour les contrats MAS (multiple awards schedule) : Installations, Mobilier et ameublement, Capital humain, Produits et services industriels, Technologie de l’information, Divers, Gestion de bureau, Services professionnels, Gestion et solutions scientifiques, Sécurité et protection, Services de transport et de logistique et Voyages. Chaque grande catégorie comporte des sous-catégories, et une entreprise peut être classée dans l’une d’entre elles.

Vous devez réaliser un chiffre d’affaires de 100 000 $ au cours des cinq premières années et de 125 000 $ par période de cinq ans par la suite. Vos efforts pour promouvoir votre contrat MAS génèrent vos ventes. Utilisez des outils tels que SAM.gov et eBuy pour poursuivre de manière proactive les opportunités.

La durée normale d’un contrat MAS peut varier entre six et douze mois, à condition que l’entreprise satisfasse à tous les critères d’évaluation et que les négociations soient fructueuses. Si vous fournissez un produit ou une technologie de pointe, il existe peut-être des options qui vous permettront d’accélérer le processus d’approvisionnement.

Le programme MAS fournit une feuille de route pour obtenir un contrat MAS. Les étapes sont les suivantes :

• Si l’obtention d’un contrat de type « Multiple Award Schedule » est dans votre intérêt.
• Effectuer une évaluation de compétence (Decide readiness assessment).
• Lisez l’intégralité de l’appel d’offres MAS.
• Examiner la nouvelle liste de contrôle de l’offrant qui résume les exigences minimales pour la transmission.
• Complétez les enregistrements requis, notamment SAM et UEI. Inscrivez-vous également à eOffer, que vous utiliserez pour soumettre votre offre et accepter les modifications. Vous obtiendrez un identifiant FAS dans le cadre de la procédure d’enregistrement.
• Rassemblez les informations requises pour votre offre.
• Finalisez et soumettez votre offre.

Acheteurs du GSA Schedule

Voici quelques-unes des organisations qui achètent actuellement dans le cadre du programme GSA Schedule :

• Toutes les agences fédérales et exécutives.
• La plupart des agences du département de la Défense.
• Les contractants du gouvernement autorisés à dépenser des fonds fédéraux, tels que les contractants à prix fixe qui achètent des équipements de sécurité.
• Certaines institutions, telles que l’université Howard et l’Institut technique national pour les sourds, ainsi que des organisations internationales.
• Les agences étatiques et locales qui sont autorisées à participer à des achats coopératifs, à des achats de reprise après sinistre et à certains achats des forces de l’ordre.

Avant de devenir titulaire d’un contrat GSA Schedule, il faut considérer les points suivants :

• Quelles sont les agences fédérales qui achètent mon produit ou service?
• Quel est le montant de leurs achats? Ont-elles attribué des contrats de sous-traitance?
• Qui sont mes concurrents? Qui détient le contrat actuel?
• Quels sont les contrats arrivant à échéance pour lesquels je peux être compétitif dans le futur?

La GSA fournit des ressources utiles pour vous permettre de réaliser une étude de marché approfondie et une analyse de la concurrence avant de concourir pour un contrat gouvernemental. Voir la section Ressources utiles de la GSA ci-dessous.

La sous-traitance fournit des opportunités supplémentaires d’acquérir de l’expérience si vous n’êtes pas encore un entrepreneur fédéral américain. Les entreprises autres que les petites entreprises (comme les entreprises canadiennes) sont tenues de soumettre un plan de sous-traitance pour approbation lorsque :

• La valeur totale de l’attribution devrait dépasser 750 000 dollars (ou 1,5 million de dollars pour la construction) et
• Il existe des opportunités de sous-traitance.
• Les plans doivent démontrer qu’il existe un maximum d’opportunités (Maximum Practicable Opportunities) pour les petites entreprises de participer.

La sous-traitance permet aux petites entreprises de vendre au gouvernement en s’associant à une grande entreprise contractante principale. Utilisez le Subcontracting Directory de la GSA et la GSA eLibrary pour trouver d’éventuels grands entrepreneurs principaux. Les petites entreprises doivent contacter directement les entreprises contractantes principales.

• La GSA vous recommande vivement de réaliser une étude de marché et une analyse de la concurrence approfondies avant de concourir pour un contrat gouvernemental. Utilisez ces outils pour votre étude de marché :

  • Federal Service Desk (FSD.gov) – Démarrez ici pour obtenir de l’aide sur SAM.gov, FPDS.gov, eSRS.gov et FSRS.gov.
  • GSA eLibrary : Fournit les renseignements les plus récents sur les contrats de la GSA et vous permet d’évaluer votre concurrence.
  • FAS Schedule Sales Query Plus (SSQ+) : Fournit les chiffres de vente communiqués par les contractants de la GSA. Il s’agit d’un excellent moyen d’évaluer le marché fédéral pour le programme Schedule en particulier.
  • gov : Répertoire de toutes les transactions et passations de contrats du gouvernement d’un montant supérieur à 3 500 $. Il contient des renseignements sur les approvisionnements, les subventions et les prêts de plus de 90 agences.
  • GSA Interact est un lieu où vous pouvez discuter avec les agences et la communauté GSA en général. Il offre des blogs, des discussions ouvertes sur des sujets d’actualité, des nouvelles récentes et des ressources de formation.
  • gov/forecast, vous permet de rechercher les opportunités de contrats fédéraux à venir. La recherche s’effectue par agence, organisation, code NAICS et mots-clés. Ce site fournit des renseignements sur l’opportunité et les points de contact.
    
    

  Voici quelques outils supplémentaires :

  • Opportunités de contrats et rapports de données sur les contrats ( SAM.gov)
  • Données salariales pour des catégories de travail spécifiques par localité (SAM.gov)
  • Taux plafonds pour les catégories de main-d’œuvre du programme GSA Schedule (SAM.gov)
  • Prévision des opportunités par le biais des services d’acquisition assistés par la GSA (FEDSIM)
  • Prévisions des opportunités de contrats fédéraux à l’échelle nationale (Acquisition Gateway)
  • Données sommaires sur l’attribution des contrats (GSA eLibrary)
  • Données détaillées sur l’attribution des contrats (FPDS.gov)
  Renseignements sur les entrepreneurs et listes de prix GSA Advantage